Тест-драйв US bookkeeping

Откройте Reports → Balance Sheet

Период поставьте All Dates. Выпишите три числа: Accounts Receivable, Accounts Payable и остаток по основному банковскому счёту (Checking).

Откройте Reports → Profit and Loss

Период — All Dates. Выпишите Net Income. Затем в настройках отчёта переключите метод с Accrual на Cash и выпишите Net Income ещё раз.

Уже здесь первый урок: две цифры разные, хотя данные одни и те же. Accrual считает по факту возникновения обязательства, cash — по факту движения денег. Верните обратно на Accrual и работайте дальше в нём.

Заведите нового клиента

Sales → Customers → New customer. Имя — Maple Street Cafe. Больше ничего заполнять не нужно.

Создайте услугу

Sales → Products and Services → New → Service. Название Monthly Bookkeeping, цена 350, тип — услуга, налогом не облагается.

Обратите внимание на поле Income account — именно оно определяет, в какую строку отчёта попадёт выручка. Это то место, где новички чаще всего оставляют значение по умолчанию и потом не понимают, почему отчёт странный.

Выставьте инвойс

Новый Invoice для Maple Street Cafe. Две строки услуги Monthly Bookkeeping: количество 2 по цене 350, и количество 1 по цене 350. Условия оплаты — Net 30.

Примите частичную оплату

Receive payment по этому клиенту. Сумма — 600, счёт зачисления — основной Checking.

Инвойс останется частично открытым. Это нормальная ситуация, и именно так выглядит дебиторка в жизни: почти никогда не платят всю сумму сразу.

Заведите поставщика

Expenses → Vendors → New vendor. Имя — Hudson Supplies.

Проведите счёт от поставщика

Новый Bill от Hudson Supplies на 480, категория — любые расходные материалы (Job Materials или Supplies), условия Net 30.

Bill — это не оплата. Вы признали расход и обязательство, деньги ещё не ушли. Вот это и есть метод начисления на практике.

Оплатите часть счёта

Pay bills → выберите счёт Hudson Supplies → оплатите 200 с основного Checking.

Проведите расход напрямую

Новый Expense: дата сегодняшняя, счёт оплаты — Checking, сумма 75, категория — Office Expenses или похожая.

Разница с предыдущим пунктом принципиальная: здесь деньги ушли сразу, обязательства не возникало. Bill и Expense — разные документы, и путать их нельзя.

Проведите предоплату аренды

Ещё один Expense на 1 200 с Checking. Это аренда, оплаченная за три месяца вперёд. Категорию выберите сами — и вот здесь остановитесь и подумайте.

Вопрос на понимание: это расход текущего месяца или актив? Если вы отнесёте всю сумму в расходы, отчёт покажет неправду. Правильный ответ будет в разборе после проверки — но сначала решите сами.

Снимите цифры «после»

Снова откройте Balance Sheet и Profit and Loss за All Dates. Выпишите те же показатели, что и в начале: A/R, A/P, Checking, Net Income по accrual и по cash.

Теперь посчитайте разницу с исходными цифрами — это и есть ваши ответы.