План счетов в QuickBooks Online 2025: найти, настроить, не запутаться

Что такое Chart of Accounts, где он теперь живёт в обновлённом интерфейсе и как создавать, скрывать, блокировать и редактировать счета и субсчета — без ошибок в типе и названии.

📋 Что нужно подготовить до начала

• ✓ Доступ к QuickBooks Online (версия US) с правами на изменение плана счетов.
• ✓ Понимание, какие счета вам нужны: банковские, дебиторская задолженность, основные средства, расходы и т.д.
• ✓ При создании субсчетов — знать структуру (например, родительский счёт Bank Accounts и дочерние Chase, Bank of America).

Раньше Accounting открывался прямо в левом меню. Теперь нужный раздел переехал:

1. На левой панели наведите курсор на All apps (Все приложения).
2. Выберите Accounting (Бухгалтерия).
3. Нажмите Chart of Accounts (План счетов).

Горячих клавиш нет, но можно добавить раздел в избранное браузера. Всё остальное — создание, редактирование, фильтры — осталось без изменений.

QuickBooks автоматически создаёт стартовый набор счетов. Если список слишком длинный, ненужные счета можно сделать неактивными — они не удаляются, а просто пропадают из общего списка и выпадающих меню. Это безопасно и не влияет на учётные данные.

• 🔹 Как скрыть: В строке счёта нажмите стрелку вниз справа → Make inactive. Подтвердите действие. Счёт исчезнет.
• 🔹 Как вернуть: В правом верхнем углу нажмите значок шестерёнки ⚙️ и поставьте галочку Include inactive. Найдите нужный счёт (помечен как deleted) → в колонке Action выберите Make active.

Некоторые системные счета (например, Retained Earnings — нераспределённая прибыль) не скрываются — при попытке появится ошибка.

📸 Скриншот: План счетов с включённой галочкой Include inactive; неактивные счета видны с пометкой (deleted)

Нажмите зелёную кнопку New account. Откроется форма, где нужно заполнить:

• Account Type (Тип счёта): Выберите из выпадающего списка. Именно тип, а не название, определяет, как счёт будет отражаться в отчётах. Например, если назвать счёт «Chase Bank», но указать тип «Income», программа посчитает его доходным и не включит в банковские остатки.
• Detail Type (Детальный тип): В рамках базовой настройки можно оставить значение по умолчанию.
• Name (Название): Придумайте понятное имя. Можно использовать заглавные буквы, чтобы визуально отделить собственноручно созданные счета от автоматических.
• Сохранить: Save — сохранить и закрыть; Save and new — сохранить и сразу открыть форму для следующего счёта (удобно при массовом создании).

Субсчёт — это дочерний счёт, который группируется под родительским. Например, у родительского счёта «Bank Accounts» могут быть субсчета «Chase Bank» и «Bank of America». Это делает план счетов нагляднее.

1. Откройте форму создания счёта, выберите тип и введите название субсчёта (например, «Chase account»).
2. Поставьте галочку Is sub-account.
3. В появившемся поле выберите родительский счёт (например, «Bank Accounts»).
4. Сохраните.

Чтобы случайно не выбрать родительский счёт при создании транзакций, заблокируйте его. Для этого откройте счёт через Edit и включите опцию Lock. Заблокированный счёт станет серым в выпадающих списках, но останется видимым в плане счетов и отчётах.

Ошиблись в названии или хотите уточнить? Найдите счёт, нажмите стрелку вниз справа и выберите Edit. Отредактируйте поле Name и нажмите Save and close. Тип счёта при этом менять не обязательно, но если вы его измените — отчётность может сломаться, поэтому делайте это только осознанно.

🚩 Частые ошибки при работе с планом счетов

• 🔸 Тип «Cash and cash equivalents» для дебиторки: в отчёте о движении денег появится сумма, которой нет на банковском счёте.
• 🔸 Создание дублирующих счетов: несколько счетов с одинаковым типом и схожими названиями — проводки разбегаются, а CPA потом собирает их вручную.
• 🔸 Блокировка не того счёта: случайно заблокировали активный субсчёт — и не можете выбрать его в выпадающем списке. Проверьте настройки Lock.
• 🔸 Использование родительского счёта в проводках: без блокировки туда легко попасть — и тогда аналитика по субсчетам теряется.

Нужна уверенность в плане счетов?

Я и моя команда помогаем с настройкой QuickBooks Online, чтобы каждый счет стоял на своём месте. Без хаоса и без фантазий.